De FOD Volksgezondheid vraagt om het document 'Medische risicoanalyse evenementen' (MRAE) in te vullen voor elk evenement waarbij 1.500 personen tegelijk aanwezig zijn. Voor andere evenementen volstaat het meldingsformulier t.a.v. de NC112.
Van het MRAE volstaat het voor organisatoren om deel 1 en 2 in te vullen. De andere delen zijn respectievelijk door de noodplanningscoördinator, de federale gezondheidsinspecteur of de EHBO-verantwoordelijke in te vullen.
Zowel het MRAE als het meldingsformulier NC112 moeten asap bezorgd worden via evenementen@avelgem.be. Voor het MRAE is dat ten laatste 8 weken voor het evenement en voor het meldingsformulier NC112 is dat ten laatste 3 weken voor het evenement.